Vrienden op de Fiets

Vrienden op de Fiets

Vrienden op de Fiets is een platform voor fietsliefhebbers, in het bijzonder de fietsers die graag meerdaagse tochten maken. Vergelijk het maar een beetje met AirBnb toen het net begon: de leden zijn fietsliefhebbers die hun logeerkamer beschikbaar stellen aan medefietsliefhebbers, tegen een zeer schappelijke vergoeding. Een perfecte oplossing voor mensen die de voorkeur geven aan een echt bed boven een slaapmatje in een tent.

Even inloggen

Wat de meeste mensen zich niet realiseren, is dat er een enorme hoeveelheid techniek achter "even inloggen" zit. Hoeft in de meeste gevallen ook niet. Voor de leden of klanten van onze klanten is maar één ding van belang: als maar werkt.Voor onze klanten is het wel de moeite waard om iets meer achtergrondinformatie te hebben. Een aantal van hen, zoals Trias, werkt al met een CRM (Customer Relationship Management) systeem. Bijvoorbeeld om de cursusadministratie bij te houden. Of omdat ze te maken hebben met een ledenbestand en mensen die jaarlijks contributie moeten betalen. Zoals Vrienden op de Fiets.

API: twee systemen aan elkaar knopen

Een CRM is een apart systeem, dat volledig losstaat van de website en het CMS waarin je de content voor je website plaatst. Wat wij vooral doen is zorgen dat de site met zo'n klanten- of ledenbestand kan communiceren. Afhankelijk van wat leden “achter hun inlog” allemaal moeten kunnen doen of zien, leggen wij de knoopjes met het CRM. De “knoopjes” heten API’s – kort voor application programming interface.

Voor de leden ziet het eruit ziet alsof ze nog steeds "op de website" zijn na het inloggen, terwijl ze met een ander systeem aan het communiceren zijn. Minder verwarring en ook een beter uiterlijk dan bij de meeste CRM systemen.

Kort door de bocht zorgt de API ervoor dat je alleen een bepaalde functionaliteit van een ander programma kan gebruiken, zonder dat je alle ins en outs van dat andere programma zelf hoeft te kennen. Te abstract? Een concreet voorbeeld: jouw fotoprogramma hoeft niet te weten hoe het de printer moet aansturen. Via een afdruk-API roept het een gespecialiseerd stuk software aan waardoor je tekening uit de printer komt zodra je de opdracht geeft.

API’s zijn overal en kunnen voor allerlei systemen gebruikt worden. Het zijn in feite communicatiemiddelen. Wij gebruiken hier de koppeling van een CRM met de website als voorbeeld.

Wat wij kunnen betekenen

Voor er misverstanden ontstaan: wij zijn geen CRM specialisten. We beheren geen CRM, we bouwen geen CRM en we richten het ook niet in. In zekere zin zijn wij net als de API: we hoeven niet tot in detail te weten hoe het CRM in elkaar zit, als we maar weten welke taal het spreekt. En waar we de informatie kunnen ophalen die de bezoeker van de site uiteindelijk moet kunnen gebruiken.

Wat we wel kunnen doen is adviseren. API's zijn maatwerk en voor ieder systeem anders, dus als een klant van ons overweegt om over te stappen, dan zijn wij er graag vanaf het begin bij betrokken. Wij weten namelijk van de een aantal gangbare systemen hoe ze communiceren, en specifiek hoe ze met het CMS die wij gebruiken communiceren.

Puzzelen achter de schermen

Een nieuw systeem in gebruik nemen doe je dus niet snel “even”. Dat inlogscherm lijkt zo simpel, maar het koppelen van jouw nieuwe CRM aan de site is een precisieklus wat veel teamwork vergt. Niet alleen met de klant samen, maar ook met de partij die het CMS inricht: pas als zij iets klaar hebben, kunnen wij ermee aan de slag. We hebben het over maanden, en bij een complex systeem moet je echt op een half jaar rekenen.

Klantvriendelijk overstappen

Het liefst maak je de overstap op zo'n manier dat klanten er niets van merken. Want als het inloggen er ineens anders uit ziet, kan je er donder op zeggen dat de helpdesk overuren gaat draaien. Helemaal als je met mensen te maken hebt die moeite hebben met het digitale tijdperk.

In de situatie met Vrienden op de Fiets hadden we ook een harde deadline: de lente. Want zodra de zon gaat schijnen gaat Nederland massaal met de fiets op pad. De contributies moeten betaald zijn en dat wil je helemaal in het nieuwe systeem hebben staan. Nieuw seizoen, schone administratieve lei. Het was hard werken. Het was veel overleggen. Het was tot het einde spannend of we die aftrap van het fietsseizoen zouden halen, maar het is gelukt.

Het allermooiste? De leden hebben er nauwelijks last van gehad. Alles werkt gewoon zoals ze gewend zijn. En zo hoort het ook.