Magento tips voor webshop beheerders #4

Aflevering vier van de serie tips voor Magento. Deze tip gaat over de verschillende nummers die in de winkels worden bijgehouden over de bestellingen en de facturen, en wat er aan veranderd kan worden.

Magento tips zijn interessant voor mensen die zelf ook beheer van Magento stores moeten of willen doen. Normale mensen kunnen dit stukje dus gewoon overslaan.

De nummers

In de magento stores worden een aantal verschillende order en factuurnummers gebruikt.

Ten eerste heb je natuurlijk de ordernummers, deze worden vanzelf geupdate voor elke keer dat een bezoeker het bestelproces doorloopt.

Verder heb je de verzendnummers en de factuurnummers die worden aangemaakt in het beheerdeel van de webshop. Een order kan meerdere facturen en verzendingen hebben, en daarvoor dus ook de bijbehorende nummers. Deze nummers zijn dus niet allemaal gelijk aan elkaar. Ordernummer 100000020 kan namelijk best gekoppeld zijn aan factuurnummer 100000005, omdat er voor de voorgaande orders niet allemaal een factuur is gemaakt. Verder heb je dus ook dat bij order 100000123 de facturen 100000090 en 100000104 kunnen horen.

De ordernummers worden gedeeld binnen een website in magento, dus alle store views in een website gebruiken dezelfde volgnummer reeksen voor orders, facturen en verzendingen.

En dan heb je meerdere websites in je winkel?

Als je meerdere websites hebt aangemaakt in magento begint de teller opeens te tellen op 700000001 of een ander raar getal. Dit getal wordt namelijk opgebouwd uit het volgnummer met de website ID er voor geplakt, en de website ID is een volgnummer van de websites, stores en views die je in het systeem hebt staan.

Een handige tip is dus om store views niet te verplaatsen van de ene naar de andere website binnen magento, omdat dan opeens de ordernummers veranderen.

Maar ik wil het zelf bepalen!

In magento kun je niet zelf ordernummers en factuurnummers invoeren. Wil je bijvoorbeeld je magento facturen koppelen aan een ander financieel programma, dan zul je bij het aanmaken van de factuur via het commentaarveld het factuurnummer van je eigen systeem moeten toevoegen. Het extra nummer wordt dan helaas nog steeds niet door magento bij gehouden.

Het is gelukkig wel mogelijk om het begin en de lengte van de volgnummers aan te passen. Je moet dan direct in de database de getallen aanpassen. Zie hiervoor deze discussie in het magento forum. Het is ook hier niet aan te raden om dit tijdens de productiefase van een webshop te te doen.

Als je wilt dat meerdere winkels dezelfde reeks getallen gebruiken moet je dieper in de code wijzigingen aanbrengen, iets wat over het algemeen niet aan te raden is omdat je het magento systeem dan niet meer makkelijk kunt upgraden naar nieuwe releases.

Andere blogs